Manual de Prevención del Delito
Índice
- Introducción.
1.1. Contexto General.
1.2. Importancia del Manual.
1.3. Relación con el Modelo de Prevención del Delito.
1.4. Beneficios Operativos, Legales y Estratégicos.
- Propósito y Alcance del Manual.
2.1. Propósito.
2.2. Alcance Operativo y Administrativo.
2.3. Limitaciones del Alcance.
- Principios Fundamentales del MPD.
3.1. Enfoque de Cumplimiento y Ética.
3.2. Proporcionalidad en las Medidas.
3.3. Transparencia y Trazabilidad.
3.4. Mejora Continua.
- Marco Normativo.
4.1. Normas Nacionales.
4.2. Normas Sectoriales.
4.3. Normas Internacionales.
- Metodología de Identificación y Gestión de Riesgos.
5.1. Identificación de Riesgos.
5.2. Evaluación y Clasificación de Riesgos.
5.3. Mitigación de Riesgos.
- Procesos Críticos y Procedimientos Asociados.
6.1. Importaciones.
6.1.1. Procesos Marítimos.
6.1.2. Procesos Aéreos.
6.1.3. Procesos Terrestres.
6.2. Exportaciones.
6.2.1. Procesos Marítimos.
6.2.2. Procesos Aéreos.
6.2.3. Procesos Terrestres.
6.3. Operaciones Financieras y Administrativas.
- Medidas de Control y Mecanismos de Prevención.
7.1. Medidas de Control Interno.
7.2. Supervisión y Monitoreo.
7.3. Políticas de Relación con Terceros.
- Procedimientos para la Identificación y Respuesta a Delitos.
8.1. Identificación de Conductas Sospechosas.
8.2. Acciones Inmediatas.
8.3. Escalamiento y Notificación.
- Capacitación y Sensibilización Operativa.
9.1. Programas de Capacitación.
9.2. Implementación de Simulaciones y Talleres.
9.3. Evaluación y Actualización.
- Auditorías y Supervisión Interna.
10.1. Tipos de Auditorías.
10.2. Planificación y Frecuencia.
10.3. Informes y Seguimiento.
- Consecuencias Operativas y Legales ante Incumplimientos.
11.1. Responsabilidades Internas.
11.2. Acciones Correctivas y Sanciones.
11.3. Impactos Legales y Reputacionales.
- Revisión y Actualización del Manual.
12.1. Procedimientos de Revisión.
12.2. Registro y Comunicación de Cambios.
12.3. Validación y Aprobación.
- Implementación y Mantenimiento del MPD.
13.1. Plan de Implementación.
13.2. Supervisión Continua.
13.3. Comunicación Interna y Externa.
- Conclusión.
1. Introducción
1.1. Contexto General
La Agencia de Aduanas PMR opera en un entorno altamente regulado, donde las normativas nacionales e internacionales son estrictas. Entre estas, destacan la Ley N°20.393, que regula la responsabilidad penal de las personas jurídicas, y la Ley N°19.913, sobre prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
El comercio exterior y las operaciones aduaneras están expuestas a riesgos como contrabando, cohecho, lavado de activos y evasión tributaria. Estos delitos no solo afectan la sostenibilidad de las operaciones, sino también la reputación y la relación de confianza con clientes y autoridades.
Entre las leyes y normativas más relevantes están:
- Ley N° 20.393: Establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en delitos como cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
- Ley N° 19.913: Regula la prevención del lavado de activos y obliga a reportar operaciones sospechosas.
- Ley 21.595. Sobre Delitos Económicos y A tentados al Medio Ambiente.
- ISO 37301: Proporciona estándares internacionales para implementar sistemas de gestión de cumplimiento normativo.
Ejemplo: Si una empresa no revisa adecuadamente los documentos de importación y ocurre un contrabando, la Agencia puede ser responsable, afectando su reputación y exponiéndose a sanciones penales y administrativas.
1.2. Importancia del Manual
El Manual de Prevención del Delito es fundamental para proteger a la Agencia y sus trabajadores. Su objetivo principal es establecer normas y procedimientos claros que todos los colaboradores deben seguir para evitar riesgos legales y operativos. Además, ayuda a:
- Garantizar el cumplimiento normativo: Siguiendo las leyes aplicables.
- Fortalecer la ética corporativa: Promoviendo la honestidad y la transparencia.
- Mitigar riesgos: Reduciendo la posibilidad de cometer errores que puedan interpretarse como delitos.
Este Manual no es solo un documento legal; es una herramienta para guiar nuestras acciones diarias, asegurando que todo se haga correctamente.
1.3. Relación con el Modelo de Prevención del Delito
El manual operacionaliza el Modelo de Prevención del Delito (MPD) diseñado para la empresa, proporcionando instrucciones detalladas y adaptadas a sus operaciones. Cada procedimiento y control establecido en este manual se deriva directamente de los principios y políticas del modelo.
El Modelo de Prevención del Delito es un sistema diseñado para identificar y gestionar riesgos en la Agencia. Este Manual es su componente práctico: describe qué hacer y cómo hacerlo en diferentes situaciones
1.4. Beneficios Operativos, Legales y Estratégicos
- Operativos:
Estandarización de procesos.
Incremento de la eficiencia y trazabilidad.
- Legales:
Mitigación de sanciones administrativas y penales.
Protección frente a riesgos de responsabilidad penal.
- Estratégicos:
Mejora de la reputación corporativa.
Incremento de la confianza de clientes, proveedores y autoridades regulatorias.
Este Manual es nuestra guía para hacer las cosas correctamente y protegernos a todos. Si seguimos sus instrucciones, reduciremos riesgos y garantizaremos el éxito de la Agencia.
2. Propósito y Alcance del Manual
2.1. Propósito
El principal propósito del Manual de Prevención del Delito (MPD) es garantizar que todos los trabajadores, colaboradores y socios de la Agencia de Aduanas PMR comprendan y sigan las normas necesarias para prevenir delitos contemplados en la Ley N° 20.393 y otras normativas relacionadas. Este Manual busca:
- Prevenir la ocurrencia de delitos: Identificar y mitigar los riesgos antes de que se materialicen.
- Promover una cultura de cumplimiento: Fomentar prácticas éticas y responsables en todas las operaciones de la Agencia.
- Establecer protocolos claros: Ofrecer instrucciones específicas para cada situación de riesgo.
2.2. Alcance Operativo y Administrativo
El Manual aplica a todas las áreas y niveles de la Agencia, incluyendo:
- Operaciones críticas: Importaciones y exportaciones marítimas, aéreas y terrestres, y declaraciones aduaneras.
- Gestión administrativa: Finanzas, tesorería, control documental y relaciones con terceros (clientes y proveedores).
- Colaboradores externos: Consultores, contratistas y proveedores con los que se relaciona la Agencia.
Todos los empleados, sin importar su cargo o función, están obligados a seguir este Manual. También incluye a colaboradores externos que interactúan con la Agencia.
Ejemplo: Un proveedor de transporte que trabaja con la Agencia debe cumplir con las políticas de prevención de delitos establecidas en este documento.
2.3. Limitaciones del Alcance
El manual no cubre:
- Actividades fuera del marco contractual o de las competencias de la Agencia.
- Áreas o procesos no relacionados con funciones aduaneras o administrativas.
Si un trabajador o colaborador encuentra una situación no contemplada en el Manual, debe comunicarse con el Oficial de Cumplimiento o su supervisor inmediato para orientación.
3. Principios Fundamentales
3.1 Enfoque de Cumplimiento y Ética
Todas las actividades realizadas por la Agencia deben regirse por los principios de:
- Legalidad: Cumplir estrictamente con las leyes y normativas aplicables.
- Integridad: Actuar con honestidad y transparencia en todas las transacciones y actividades.
- Ética: Adoptar comportamientos que promuevan la confianza y la credibilidad de la Agencia.
Ejemplo: Si un cliente ofrece un incentivo económico para acelerar un proceso, la respuesta debe ser un rechazo firme y el reporte inmediato al Oficial de Cumplimiento.
La ética es una herramienta esencial para proteger la reputación de la Agencia y de cada colaborador.
3.2 Proporcionalidad en las Medidas
Las medidas de prevención y control deben ser proporcionales al nivel de riesgo identificado, asegurando un equilibrio entre eficacia y eficiencia.
- Medidas para riesgos altos: Implementación inmediata de controles adicionales y auditorías frecuentes.
- Medidas para riesgos bajos: Monitoreo periódico y controles básicos.
Ejemplo: Las operaciones en rutas internacionales de alto volumen pueden requerir mayores controles que los envíos nacionales.
3.3 Transparencia y Trazabilidad
La Agencia garantiza que todos los procesos sean auditables y que las decisiones estén documentadas para identificar responsabilidades.
Trazabilidad: Cada operación debe estar respaldada por registros claros, como manifiestos de carga, facturas y declaraciones.
Transparencia: Todos los colaboradores deben actuar de manera abierta y accesible para las auditorías internas y externas.
Siempre se debe guardar copias de los documentos importantes y asegúrate de que estén correctamente archivados.
3.4 Mejora Continua
El Modelo de Prevención del Delito, es un documento vivo que se revisa y actualiza periódicamente para incorporar:
- Cambios regulatorios y legales.
- Lecciones aprendidas de auditorías y evaluaciones.
- Mejores prácticas internacionales.
Ejemplo: Si se detecta un nuevo tipo de riesgo en las operaciones, el Manual se actualizará para incluir procedimientos específicos de mitigación.
La mejora continua no es solo responsabilidad del equipo de compliance; sino de todos los colaboradores pueden proponer ajustes o mejoras al sistema.
4. Marco Normativo
El Marco Normativo establece las leyes, regulaciones y estándares aplicables a la Agencia de Aduanas PMR, garantizando el cumplimiento en todas las operaciones y actividades. Este marco es esencial para identificar y prevenir delitos en el ámbito aduanero.
4.1 Normas Nacionales
- Ley N° 20.393: Regula la responsabilidad penal de las personas jurídicas por delitos como cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
Importancia: Establece que las empresas deben implementar un Modelo de Prevención del Delito para eximirse de responsabilidad penal.
Ejemplo práctico: Si un trabajador acepta un soborno para evitar una revisión, la empresa puede ser sancionada si no tiene un sistema adecuado de prevención.
- Ley N° 19.913: Previene el lavado de activos y financiamiento del terrorismo, obligando a reportar transacciones sospechosas a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).
Todos los trabajadores de la Agencia de Aduanas PMR tienen el deber reportar cualquier transacción que parezca inusual o de origen dudoso.
3.Ley. 21.595: sobre Delitos Económicos y Atentados al Medio Ambiente.
- Compendio de Normas Aduaneras: Regula las operaciones de comercio exterior, incluyendo importaciones, exportaciones y tránsitos aduaneros. Los procedimientos de importación deben cumplir con los requisitos documentales establecidos en este compendio.
5.Ordenanza General De Aduanas: regula las operaciones de importación, exportación y tránsito, estableciendo procedimientos, obligaciones y sanciones para garantizar el cumplimiento de las normas aduaneras y tributarias en Chile.
Este documento regula cada paso en las operaciones aduaneras y debe ser conocido por todos los colaboradores.
4.2 Normas Sectoriales
- 1. Directrices del Operador Económico Autorizado (OEA):
Promueven la seguridad y trazabilidad en la cadena logística.
La Agencia debe verificar que sus proveedores cumplan con estas normas.
- Normas de la Unidad de Análisis Financiero (UAF):
Obligan a las agencias de aduanas a implementar medidas para prevenir el lavado de activos, como políticas de Conozca a su Cliente (KYC).
4.3 Normas Internacionales
- ISO 37.301: Estándar internacional para sistemas de gestión de compliance.
Relevancia: Ayuda a estructurar y gestionar el cumplimiento normativo dentro de la Agencia.
Ejemplo: Implementar procedimientos claros para identificar y reportar irregularidades.
- ISO 31.000: Proporciona lineamientos para la gestión de riesgos.
Este estándar es clave para identificar y clasificar riesgos en las operaciones de comercio exterior.
- Convenio de Kyoto: simplifica y armoniza los procedimientos aduaneros para facilitar el comercio internacional, promoviendo transparencia, eficiencia y cooperación entre aduanas y actores comerciales al unificar criterios entre países.
Importancia del Marco Normativo
- Prevención: Reduce la probabilidad de cometer errores que puedan constituir delitos.
- Protección: Exime de responsabilidad penal a la Agencia si se demuestra un cumplimiento adecuado.
- Confianza: Incrementa la credibilidad ante clientes, proveedores y autoridades.
Este marco normativo no solo establece obligaciones, sino que también protege a los trabajadores y a la Agencia. Si tienes dudas sobre cómo aplicar una norma, consulta con tu supervisor o el Oficial de Cumplimiento.
5. Metodología de Identificación y Gestión de Riesgos
La identificación y gestión de riesgos es un proceso clave para prevenir delitos en la Agencia de Aduanas PMR. Este numeral describe cómo detectar, evaluar y mitigar riesgos en las operaciones aduaneras, financieras y administrativas.
5.1 Identificación de Riesgos
Este paso consiste en analizar las actividades de la Agencia para detectar posibles vulnerabilidades que puedan derivar en delitos. Las principales etapas son:
- Mapeo de Procesos:
Identificar las operaciones críticas, como importaciones, exportaciones y tránsito de mercancías.
Ejemplo: Revisar detalladamente el proceso de importación marítima para detectar puntos críticos, como errores en la documentación o discrepancias en la carga.
- Análisis de Documentación:
Revisar registros como manifiestos de carga, guías aéreas y facturas comerciales.
Nota para trabajadores: Asegúrate de que todos los documentos sean auténticos y estén completos.
- Detección de Señales de Alerta:
Identificar patrones sospechosos, como transacciones inusuales, inconsistencias en documentos o declaraciones aduaneras con valores irreales.
Ejemplo: Una guía aérea que declara un contenido diferente al manifiesto de carga podría ser una señal de alerta.
5.2 Evaluación y Clasificación de Riesgos
Una vez identificados los riesgos, es esencial evaluarlos y clasificarlos conforme a su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial que pueden generar en la organización. Para ello, se utilizará una Matriz de Evaluación de Riesgos que integra ambos factores, permitiendo establecer la severidad del riesgo y determinar las medidas de control adecuadas.
5.2.1 Metodología de Evaluación
La evaluación se realizará considerando los siguientes parámetros:
- Probabilidad de Ocurrencia: Grado de posibilidad de que un riesgo se materialice.
5 – Casi Certeza: Alta probabilidad de ocurrencia (ocurre con frecuencia).
4 – Probable: Puede ocurrir en varias ocasiones.
3 – Moderado: Ocurre ocasionalmente.
2 – Improbable: Poca probabilidad de ocurrencia.
1 – Muy Improbable: Ocurre rara vez.
- Impacto Potencial: Grado de afectación que tendría el riesgo en la Agencia.
5 – Catastrófico: Consecuencias críticas (multas severas, daños reputacionales graves, pérdidas económicas significativas).
4 – Mayor: Impacto considerable, manejable pero significativo.
3 – Moderado: Impacto relevante pero limitado.
2 – Menor: Consecuencias leves.
1 – Insignificante: Consecuencias mínimas.
- Severidad del Riesgo: Resultado de la multiplicación entre la probabilidad y el impacto. Esta combinación determina el nivel de criticidad del riesgo:
5.2.2 Clasificación de los Niveles de Riesgo
Según el resultado de la severidad, los riesgos se clasificarán en los siguientes niveles:
Extremo (16-25):
Requiere intervención inmediata, aplicación de controles estrictos, auditorías frecuentes y evaluación continua. El riesgo es inaceptable sin mitigación.
Alto (10-15):
Se deben implementar medidas correctivas a corto plazo y monitorear de forma constante.
Moderado (6-9):
Necesita controles específicos, pero su tratamiento puede planificarse a mediano plazo.
Bajo (1-5):
Se acepta con monitoreo periódico. No requiere medidas inmediatas.
5.2.3 Gestión de Riesgos Según Clasificación
Riesgo Extremo: Implementación inmediata de medidas de mitigación, revisión de procesos, aplicación de auditorías rigurosas y reportes directos a la alta dirección.
Riesgo Alto: Desarrollo de controles específicos y seguimiento constante a través de indicadores clave de desempeño (KPIs).
Riesgo Moderado: Aplicación de medidas de control preventivas, con revisiones programadas y asignación de responsables.
Riesgo Bajo: Mantenimiento de medidas de control existentes y monitoreo eventual.
5.2.4 Ejemplo Práctico
Caso: Un cliente nuevo con antecedentes financieros dudosos solicita servicios de importación.
Evaluación:
Probabilidad: 4 (Probable)
Impacto: 5 (Catastrófico)
Resultado: 4 x 5 = 20 (Extremo)
Acción Correctiva: Implementar revisión exhaustiva del cliente bajo políticas KYC (Know Your Customer), exigir documentación de respaldo, y someter la operación a aprobación de la alta dirección.
5.3 Mitigación de Riesgos
Para reducir o eliminar los riesgos identificados, la Agencia implementará medidas específicas, como:
- Diseño de Controles Internos:
Validación rigurosa de documentos, como certificados de origen y facturas comerciales.
Ejemplo: Verificar que las facturas tengan los sellos de las autoridades competentes.
- Políticas de Conozca a su Cliente (KYC):
Revisar antecedentes legales y financieros de clientes y proveedores.
Este procedimiento asegura que las relaciones comerciales sean seguras y confiables.
- Capacitación Continua:
Entrenar a los trabajadores en la identificación de riesgos específicos y en el uso del Manual.
Ejemplo: Talleres prácticos sobre cómo identificar conductas sospechosas en operaciones aduaneras.
- Fijación de Indicadores de Desempeño (KPI) e Indicadores de Riesgo (KRI):
Establecer métricas claras para medir el éxito de las políticas de mitigación y las áreas de mayor riesgo.
Ejemplo: Supervisar el tiempo promedio de revisión de documentos como indicador de eficiencia.
Resumen para los colaboradores:
La gestión de riesgos es responsabilidad de todos. Conocer y aplicar los pasos de identificación, evaluación y mitigación asegura que nuestras operaciones sean seguras, legales y eficientes. Siempre informa cualquier irregularidad a tu supervisor o al Oficial de Cumplimiento.
6. Procesos Críticos y Procedimientos Asociados
Este numeral describe las actividades principales de la Agencia de Aduanas PMR en las áreas de importación, exportación y operaciones administrativas. Define los pasos críticos y controles asociados que deben seguir los colaboradores para evitar riesgos y garantizar el cumplimiento normativo.
6.1 Importaciones
Las importaciones abarcan el ingreso de bienes al país y conllevan riesgos asociados a la documentación, valoración y clasificación aduanera. Los procedimientos se dividen según el medio de transporte:
6.1.1 Procesos Marítimos
- Revisión de Manifiestos de Carga:
Verificar la información contenida en los manifiestos proporcionados por las líneas navieras.
Ejemplo: Confirmar que el peso y volumen de la mercancía coincidan con los documentos presentados.
- Certificados de Origen y Facturas:
Validar la autenticidad de los certificados de origen y la concordancia con las facturas comerciales.
Las mercancías con origen preferencial deben cumplir con los tratados de libre comercio aplicables.
- Inspección Física:
Realizar inspecciones aleatorias o por alerta según los sistemas de control aduanero.
6.1.2 Procesos Aéreos
- Supervisión de Guías Aéreas:
Verificar la carga declarada en las guías aéreas con la documentación presentada.
Es deber de la Agencia priorizar mercancías de alta sensibilidad, como productos electrónicos o farmacéuticos.
- Inspección en Aeropuertos:
Coordinar con las autoridades aduaneras la inspección de cargas sospechosas.
Ejemplo: Revisar envíos declarados como «muestras» para evitar subdeclaraciones.
6.1.3 Procesos Terrestres
- Monitoreo en Puntos Fronterizos:
Validar permisos de ingreso y salida en aduanas terrestres.
Ejemplo: Verificar los certificados sanitarios de mercancías perecederas.
- Validación de Mercancías Peligrosas:
Comprobar que los transportistas cuenten con los permisos necesarios para el tránsito de mercancías peligrosas.
6.2 Exportaciones
Las exportaciones requieren procesos específicos para garantizar el cumplimiento con las normativas locales e internacionales.
6.2.1 Procesos Marítimos
- Documentación de Exportación:
Revisar la declaración de exportación, factura comercial y lista de empaque.
- Cartas de Embarque:
Confirmar la emisión correcta de estos documentos por parte de las navieras.
6.2.2 Procesos Aéreos
- Aseguramiento de Mercancías Sensibles:
Verificar embalajes y condiciones de transporte de productos delicados.
- Inspección Previa al Envío:
Asegurarse de que la mercancía cumpla con las normativas del país de destino.
6.2.3 Procesos Terrestres
- Control de Rutas:
Validar las rutas internacionales y permisos para el transporte terrestre.
Ejemplo: Garantizar que las mercancías cumplan con tratados comerciales bilaterales.
6.3 Operaciones Financieras y Administrativas
Las operaciones financieras y administrativas son esenciales para respaldar las actividades de importación y exportación.
- Gestión de Tesorería:
Supervisar transferencias internacionales y validar la documentación de respaldo.
Ejemplo: Comprobar que los pagos a proveedores internacionales no estén asociados a jurisdicciones de alto riesgo.
- Gestión Documental:
Asegurar el almacenamiento seguro y accesible de registros contables y aduaneros. Los documentos deben estar disponibles para auditorías internas y externas. Cada proceso en las operaciones críticas tiene riesgos específicos. Seguir los procedimientos establecidos asegura el cumplimiento normativo y protege tanto a la Agencia como a sus trabajadores. Si identificas irregularidades, comunícalo de inmediato al Oficial de Cumplimiento.
7. Medidas de Control y Mecanismos de Prevención
Las medidas de control y mecanismos de prevención son esenciales para mitigar los riesgos identificados en las operaciones de la Agencia de Aduanas PMR. Este numeral detalla los controles internos, herramientas de monitoreo y políticas para gestionar relaciones con terceros.
7.1 Medidas de Control Interno
Las medidas de control interno están diseñadas para garantizar que todas las actividades de la Agencia cumplan con las normativas y estándares establecidos.
- Auditorías Internas:
Realización de auditorías semestrales en operaciones críticas.
Ejemplo: Verificar el cumplimiento de los procedimientos en importaciones marítimas y exportaciones terrestres.
- Supervisión Operativa:
Implementación de controles diarios en áreas de alto riesgo.
Los Supervisores o encargados de procesos deben revisar y documentar cualquier desviación de los procesos estándar.
- Segregación de Funciones:
Asegurar que las tareas críticas, como la aprobación de documentos y la ejecución de operaciones, estén distribuidas entre diferentes personas para evitar conflictos de interés.
Ejemplo: Separar las funciones de quien revisa la documentación y quien la aprueba.
- Acceso Controlado:
Implementar sistemas de acceso restringido a documentos confidenciales y plataformas digitales. Solo personas autorizadas deben manejar datos sensibles, como información de clientes o documentos financieros.
7.2 Supervisión y Monitoreo
La supervisión y monitoreo son herramientas clave para identificar y responder de manera oportuna a posibles irregularidades.
- Sistemas de Alerta Temprana:
Uso de software de monitoreo para detectar actividades sospechosas, como cambios repentinos en declaraciones aduaneras.
Ejemplo: Alertas automáticas si una transacción excede límites financieros establecidos.
- Revisiones Periódicas:
Revisión regular de los registros operativos y financieros.
Estas revisiones deben incluir tanto análisis internos como auditorías externas.
7.3 Políticas de Relación con Terceros
La interacción con terceros (clientes, proveedores, transportistas) representa riesgos específicos que deben ser gestionados con políticas claras.
- Conozca a su Cliente (KYC):
Verificación de antecedentes legales y financieros de clientes antes de iniciar relaciones comerciales.
Ejemplo: Comprobar que un nuevo cliente no esté incluido en listas de sanciones internacionales.
- Debida Diligencia (Due Diligence):
Evaluación de proveedores y contratistas para asegurar su cumplimiento normativo.
Este procedimiento ayuda a identificar posibles riesgos asociados a terceros.
- Gestión de Denuncias:
Implementación de un canal confidencial para reportar irregularidades o sospechas.
Ejemplo: Un trabajador que detecta un posible soborno puede denunciarlo de manera anónima a través del canal de denuncias.
7.4 Funcionamiento del Canal de Denuncias
El canal de denuncias es una herramienta fundamental para prevenir delitos y promover la transparencia.
- Accesibilidad:
Disponible en múltiples formatos: correo electrónico, línea telefónica y plataforma digital.
Todos los trabajadores deben conocer cómo y dónde acceder a este canal.
- Confidencialidad:
Garantizar el anonimato de los denunciantes para fomentar un ambiente seguro.
Ejemplo: Un colaborador puede reportar un comportamiento irregular sin temor a represalias.
- Pasos para Reportar Irregularidades:
- Presentar la denuncia mediante el canal habilitado.
- Análisis inicial por parte del Oficial de Cumplimiento.
- Escalamiento a las autoridades internas o externas si corresponde.
Las medidas de control y los mecanismos de prevención son herramientas esenciales para proteger las operaciones de la Agencia. Su correcto uso y cumplimiento asegura que actuemos de manera ética y conforme a las normativas. Si detectas cualquier irregularidad, utiliza el canal de denuncias o contacta al Oficial de Cumplimiento.
8. Procedimientos para la Identificación y Respuesta a Delitos
Este numeral detalla los pasos que deben seguir los trabajadores y colaboradores de la Agencia de Aduanas PMR para identificar conductas sospechosas, tomar acciones inmediatas y garantizar una respuesta efectiva ante la posible comisión de delitos.
8.1 Identificación de Conductas Sospechosas
La identificación de conductas sospechosas es clave para prevenir delitos. Los trabajadores deben estar atentos a señales de alerta en las operaciones y reportarlas de inmediato.
- Análisis de Transacciones:
Revisar movimientos financieros que excedan límites predefinidos o muestren patrones inusuales.
Ejemplo: Un cliente realiza una transferencia desde un país considerado de alto riesgo sin justificación clara.
- Validación de Documentos:
Verificar que los certificados de origen, facturas comerciales y guías de transporte sean auténticos y consistentes.
Documentos con errores frecuentes o emitidos por entidades desconocidas deben revisarse con mayor detalle.
- Detección de Patrones Irregulares:
Identificar discrepancias como valores irreales en las declaraciones aduaneras o mercancías clasificadas incorrectamente.
Ejemplo: Mercancías declaradas como «artículos de bajo valor» que en realidad son bienes de alta gama.
8.2 Acciones Inmediatas
Cuando se detecta una posible irregularidad, es fundamental actuar rápidamente para evitar que el problema escale.
- Reporte Inmediato:
Informar al Oficial de Cumplimiento o a tu supervisor directo tan pronto como identifiques una conducta sospechosa.
La rapidez en el reporte puede marcar la diferencia para evitar consecuencias legales.
- Suspensión de Operaciones:
Detener temporalmente la operación sospechosa hasta que se realice una investigación preliminar.
Ejemplo: Si un manifiesto de carga presenta discrepancias, la revisión debe realizarse antes de continuar con el despacho.
- Aseguramiento de Evidencias:
Recopilar y proteger toda la documentación relevante para respaldar la investigación.
8.3 Escalamiento y Notificación
Cuando la situación lo amerite, las irregularidades deben ser escaladas a los niveles internos correspondientes o, en casos graves, a las autoridades.
- Escalamiento Interno:
Comunicar la situación al Comité de Compliance, la gerencia y el Oficial de Cumplimiento para coordinar la respuesta.
Ejemplo: Una transacción sospechosa en operaciones internacionales debe ser analizada por el Comité de Compliance.
- Notificación a las Autoridades:
En casos de delitos graves, como lavado de activos o contrabando, notificar de inmediato a las entidades regulatorias pertinentes (como la UAF o el Ministerio Público).
Las denuncias externas deben realizarse con base en evidencias sólidas y conforme a los protocolos establecidos.
- Implementación de Medidas Correctivas:
Si se confirma la irregularidad, tomar medidas para corregir el problema y prevenir futuros incidentes.
Ejemplo: Modificar procedimientos internos para evitar que se repita una falla en el control documental.
La identificación y respuesta a delitos es una tarea conjunta. Cada trabajador tiene la responsabilidad de reportar irregularidades y seguir los procedimientos establecidos. La rapidez y precisión en la respuesta protegen a la Agencia de riesgos legales y reputacionales.
9. Capacitación y Sensibilización Operativa
La capacitación y sensibilización de todos los trabajadores y colaboradores es fundamental para implementar eficazmente el Manual de Prevención del Delito (MPD). Este numeral describe cómo la Agencia de Aduanas PMR asegurará que su equipo conozca, entienda y aplique los procedimientos necesarios para prevenir delitos.
9.1 Programas de Capacitación
Los programas de capacitación tienen como objetivo formar a los trabajadores en los conceptos, procedimientos y normativas clave para prevenir delitos en las operaciones de la Agencia.
- Capacitaciones Generales:
Dirigidas a todos los trabajadores, incluyen temas como:
- Conceptos básicos del MPD.
- Identificación de riesgos en operaciones aduaneras.
- Uso del canal de denuncias.
- Capacitaciones Especializadas:
Enfocadas en áreas específicas, como finanzas, logística o recursos humanos.
Ejemplo: Taller sobre políticas de Conozca a su Cliente (KYC) para personal de atención al cliente.
- Formato de las Capacitaciones:
Presenciales: Charlas, talleres y simulaciones prácticas.
Virtuales: Cursos en línea y webinars para colaboradores en sucursales remotas.
Las capacitaciones serán programadas regularmente y son de carácter obligatorio. La asistencia será registrada y monitoreada.
9.2 Implementación de Simulaciones y Talleres
Las simulaciones y talleres prácticos permiten que los colaboradores experimenten escenarios reales y practiquen la aplicación de los procedimientos del MPD.
- Simulaciones de Incidentes:
Ejercicios prácticos para identificar y responder a irregularidades.
Ejemplo: Simular un caso de documentación fraudulenta en una operación de importación.
- Talleres de Resolución de Casos:
Análisis y discusión de casos reales o hipotéticos relacionados con delitos aduaneros.
Ejemplo: Taller sobre cómo manejar una sospecha de contrabando detectada en un manifiesto de carga.
Estas actividades refuerzan el aprendizaje y fomentan la colaboración entre equipos.
9.3 Evaluación y Actualización
La evaluación periódica de los programas de capacitación asegura su efectividad y permite ajustarlos según las necesidades de la Agencia.
- Evaluaciones Individuales:
Cuestionarios o pruebas al final de cada capacitación para medir el nivel de comprensión.
Ejemplo: Un cuestionario sobre los pasos para reportar una irregularidad.
- Retroalimentación y Mejoras:
Recopilar comentarios de los participantes para identificar áreas de mejora.
- Actualización de Contenidos:
Incorporar cambios normativos, lecciones aprendidas y mejores prácticas internacionales.
Ejemplo o: Actualizar los módulos de capacitación tras una reforma en la Ley N° 20.393.
Las capacitaciones son una herramienta clave para que cada trabajador conozca y aplique correctamente los procedimientos del Modelo de Prevención del Delito. Participar activamente en estas actividades fortalece no solo a la Agencia, sino también tu desarrollo profesional.
10. Auditorías y Supervisión Interna
El proceso de auditorías y supervisión interna asegura el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el Manual de Prevención del Delito (MPD). Este numeral detalla los tipos de auditorías, su planificación, ejecución y el seguimiento de sus resultados.
10.1 Tipos de Auditorías
Las auditorías se clasifican según su alcance y propósito, abarcando todas las áreas críticas de la Agencia de Aduanas PMR.
- Auditorías Internas:
Realizadas por personal designado de la Agencia para revisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
Ejemplo: Auditoría trimestral de las operaciones aduaneras para verificar la trazabilidad documental.
- Auditorías Externas:
Llevadas a cabo por entidades independientes, como consultoras o reguladores.
Estas auditorías aportan objetividad y aseguran que el MPD cumpla con estándares legales e internacionales.
- Auditorías Específicas:
Enfocadas en áreas de mayor riesgo o en eventos particulares, como una irregularidad detectada.
Ejemplo: Auditoría enfocada en operaciones con proveedores internacionales.
10.2 Planificación y Frecuencia
Un plan claro de auditorías garantiza que todas las áreas sean revisadas de manera oportuna y eficiente.
- Calendario Anual:
Se establece un cronograma que incluya auditorías regulares y extraordinarias.
Este calendario será comunicado para que los equipos puedan prepararse adecuadamente con antelación.
- Frecuencia de las Auditorías:
Internas: Semestrales para áreas de riesgo moderado y trimestrales para áreas de alto riesgo.
Externas: Anuales, salvo en casos de requerimientos legales o investigaciones específicas.
- Preparación Previa:
Los equipos deben organizar y proporcionar toda la documentación solicitada para facilitar el proceso.
Ejemplo: Preparar los registros de operaciones financieras antes de una auditoría externa.
10.3 Informes y Seguimiento
Los resultados de las auditorías son fundamentales para identificar áreas de mejora y asegurar el cumplimiento continuo del Modelo de Prevención del Delito.
- Elaboración de Informes:
Cada auditoría debe culminar con un informe detallado que incluya hallazgos, observaciones y recomendaciones.
Ejemplo: Un informe podría destacar fallas en la validación de documentos de importación y proponer medidas correctivas.
- Acciones Correctivas:
Los responsables de las áreas auditadas deben implementar las recomendaciones dentro de un plazo establecido.
- Monitoreo de las Mejoras:
El Oficial de Cumplimiento supervisará que las acciones correctivas se lleven a cabo y sean efectivas.
Ejemplo: Revisión de los procedimientos actualizados tras detectar inconsistencias en las operaciones aduaneras.
Las auditorías y la supervisión interna son herramientas esenciales para garantizar que la Agencia cumpla con el MPD y las normativas aplicables. Participar activamente en estos procesos fortalece la transparencia y mejora continua en nuestras operaciones.
11. Consecuencias Operativas y Legales ante Incumplimientos
El incumplimiento de las normativas establecidas en el Manual de Prevención del Delito (MPD) puede generar graves consecuencias operativas, legales y reputacionales para la Agencia de Aduanas PMR y sus colaboradores. Este numeral explica las responsabilidades internas, las sanciones aplicables y los impactos asociados.
11.1 Responsabilidades Internas
Todos los colaboradores, independientemente de su rol, tienen la obligación de cumplir con las políticas y procedimientos del MPD.
- Responsabilidad Individual:
Cada trabajador es responsable de cumplir las normativas y reportar cualquier irregularidad.
El desconocimiento del MPD no exime de responsabilidad.
- Responsabilidad del Oficial de Cumplimiento:
- Supervisar que las políticas sean implementadas y cumplidas.
- Coordinar investigaciones en casos de irregularidades.
- Responsabilidad de la Gerencia:
Garantizar que los recursos y capacitaciones sean adecuados para prevenir delitos.
Ejemplo: Asegurar la implementación de sistemas tecnológicos para monitorear transacciones sospechosas.
11.2 Acciones Correctivas y Sanciones
El incumplimiento del MPD puede dar lugar a medidas disciplinarias, sanciones legales o acciones correctivas, según la gravedad de la falta.
- Medidas Correctivas:
Modificación de procesos internos para prevenir la recurrencia de irregularidades.
Ejemplo: Implementar controles adicionales en la validación de documentación tras identificar errores frecuentes.
- Sanciones Disciplinarias:
- Amonestaciones verbales o escritas.
- Suspensiones temporales.
- Desvinculación en casos graves, como participación activa en un delito.
Las sanciones siempre serán proporcionales a la falta cometida y estarán documentadas.
- Sanciones Administrativas y Penales:
- Multas impuestas por autoridades regulatorias.
- Responsabilidad penal para la Agencia o el colaborador involucrado en delitos como cohecho o lavado de activos.
Ejemplo: La Agencia podría enfrentar multas si no reporta una operación sospechosa a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).
11.3 Impactos Legales y Reputacionales
El incumplimiento no solo genera consecuencias legales, sino también afecta la imagen y sostenibilidad de la Agencia.
- Impactos Legales:
Juicios o arbitrajes que podrían resultar en pérdidas económicas significativas.
Ejemplo: La Agencia podría ser demandada por negligencia en el cumplimiento de sus obligaciones legales.
- Impactos Reputacionales:
Pérdida de confianza por parte de clientes, proveedores y autoridades.
La reputación de la Agencia es un activo valioso; protegerla es responsabilidad de todos.
- Impactos Operativos:
Interrupciones en las operaciones debido a investigaciones internas o externas.
Ejemplo: Una inspección aduanera intensiva podría retrasar los despachos, afectando a los clientes.
El cumplimiento del MPD no solo protege a la Agencia de sanciones legales, sino que también asegura un entorno de trabajo ético y transparente. Todos somos responsables de prevenir incumplimientos y reportar irregularidades
12. Revisión y Actualización del Manual
El Modelo de Prevención del Delito (MPD) debe ser revisado y actualizado periódicamente para garantizar su eficacia y adecuación a los cambios normativos, operativos y organizacionales de la Agencia de Aduanas PMR. Este numeral detalla los procedimientos para su revisión, los responsables y el proceso de aprobación.
12.1 Procedimientos de Revisión
La revisión del MPD es una actividad sistemática que asegura que el documento refleje las mejores prácticas y cumpla con las normativas vigentes.
- Frecuencia de la Revisión:
- Revisión obligatoria cada 12 meses.
- Revisiones adicionales en caso de:
- Cambios normativos relevantes (por ejemplo, modificaciones a la Ley N° 20.393).
– Identificación de nuevas áreas de riesgo durante auditorías o investigaciones.
- Fases del Proceso de Revisión:
- Análisis de Contexto: Identificar cambios legales, operativos o de riesgo.
- Recopilación de Observaciones: Incluir comentarios de auditores, supervisores y colaboradores.
- Propuesta de Modificaciones: Presentar los cambios sugeridos al Comité de Compliance.
Ejemplo: Si se introduce una nueva regulación sobre financiamiento del terrorismo, el MPD debe incluir procedimientos específicos para cumplir con esta normativa.
12.2 Registro y Comunicación de Cambios
Es crucial que los cambios realizados al MPD sean documentados y comunicados a todos los involucrados.
- Registro de Cambios:
Los ajustes se documentarán en un anexo que incluirá:
- Fecha de revisión.
- Motivo de los cambios.
- Descripción detallada de las modificaciones.
El registro estará disponible para consulta interna.
- Comunicación Interna:
Los cambios serán notificados a través de:
Correos electrónicos corporativos.
Reuniones informativas.
Actualizaciones en la intranet de la Agencia.
- Capacitación sobre Cambios:
Si los cambios implican nuevas políticas o procedimientos, se programarán sesiones de capacitación para todos los colaboradores.
Ejemplo: Una nueva política de relación con terceros se explicará en talleres prácticos.
12.3 Validación y Aprobación
La implementación de cambios al MPD requiere la aprobación de las autoridades competentes dentro de la Agencia.
- Revisión por el Comité de Compliance:
Este comité evaluará la pertinencia y efectividad de las modificaciones propuestas.
El Comité se asegurará de que los cambios cumplan con las normativas legales e internacionales aplicables.
- Aprobación Final:
La aprobación será realizada por la alta dirección o la gerencia general.
Ejemplo: Un cambio en las políticas de auditoría debe ser aprobado antes de su implementación.
- Distribución del Documento Actualizado:
Una vez aprobado, la versión revisada del MPD se distribuirá a todos los colaboradores y se archivará
El MPD es un documento vivo que evoluciona con el tiempo. Tu retroalimentación durante las revisiones es clave para mantenerlo actualizado y efectivo. Participar en capacitaciones sobre cambios asegura que estés preparado para cumplir con las nuevas políticas y procedimientos.
13. Documentación y Conservación de Registros
La correcta documentación y conservación de los registros es esencial para garantizar la trazabilidad de todas las operaciones realizadas por la Agencia de Aduanas PMR. Este numeral establece las directrices para archivar, proteger y gestionar documentos de manera eficiente.
13.1 Registros Obligatorios
Los registros deben incluir toda la documentación necesaria para respaldar las operaciones aduaneras y el cumplimiento normativo. Entre ellos se encuentran:
- Documentación Operativa:
Declaraciones aduaneras.
Manifiestos de carga.
Facturas comerciales y listas de empaque.
- Documentación Financiera:
Registros de pagos, transferencias internacionales y conciliaciones bancarias.
- Documentación de Control y Capacitación:
Informes de auditorías internas y externas.
Registros de capacitaciones y talleres.
Actas del Comité de Compliance y reportes de evaluación de riesgos.
13.2 Política de Conservación
La conservación de los registros debe cumplir con las normativas legales y las políticas internas de la Agencia.
- Plazos de Conservación:
Los registros deben conservarse por un período mínimo de 5 años, salvo que la normativa específica indique un plazo mayor.
Ejemplo: Las declaraciones de importación deben estar disponibles para auditorías fiscales durante este período.
- Formato de Conservación:
Los registros podrán almacenarse en formato físico o digital, garantizando su integridad y seguridad.
Los documentos digitales deben respaldarse periódicamente para evitar pérdidas.
- Gestión de Documentos Sensibles:
Los documentos que contengan información confidencial deben almacenarse en sistemas de acceso restringido.
Ejemplo práctico: Las bases de datos con información de clientes y proveedores deben estar protegidas mediante cifrado y controles de acceso.
13.3 Acceso y Disponibilidad
La gestión de registros debe garantizar que los documentos estén disponibles para consultas, auditorías o inspecciones.
- Acceso Seguro:
Solo el personal autorizado podrá acceder a los registros, según su rol y responsabilidades.
El acceso estará supervisado por el Oficial de Cumplimiento para evitar manipulaciones indebidas.
- Procedimientos de Recuperación:
En caso de pérdida o daño de documentos, se implementarán procedimientos de recuperación basados en respaldos digitales o copias físicas.
Ejemplo: Si se extravía una factura comercial, el sistema de respaldo debe permitir su recuperación inmediata.
La documentación adecuada asegura que todas las operaciones de la Agencia sean trazables y auditable. Conservar registros de manera ordenada y segura es una responsabilidad compartida que protege tanto a la Agencia como a sus colaboradores ante posibles inspecciones o auditorías.
14. CONCLUSIÓN
El Manual de Prevención del Delito (MPD) de la Agencia de Aduanas PMR representa un pilar fundamental para garantizar el cumplimiento normativo, prevenir riesgos legales y operativos, y fortalecer la cultura de ética y transparencia en la organización. Este documento no solo alinea las operaciones de la agencia con las exigencias legales nacionales e internacionales, como la Ley N°20.393 y estándares ISO, sino que también establece controles y procedimientos prácticos para mitigar los riesgos asociados a delitos económicos y aduaneros.
La implementación del MPD asegura que cada proceso crítico esté protegido por medidas preventivas sólidas, respaldadas por una estrategia de mejora continua, capacitación integral y supervisión constante. De esta forma, la empresa no solo cumple con su obligación legal, sino que refuerza su reputación como un actor confiable en el comercio internacional.
El compromiso de la Agencia de Aduanas PMR con la ética, la transparencia y la legalidad se refleja en cada sección de este manual, proporcionando un modelo robusto para gestionar los desafíos operativos y legales del entorno actual. Este manual es un documento vivo que evolucionará para adaptarse a los cambios normativos y a las mejores prácticas internacionales, asegurando la sostenibilidad de las operaciones a largo plazo.